Guida operativa al consulente.

1. Prima dell'apertura di un progetto

Prima di avviare formalmente il progetto, il consulente — ove possibile — effettua un sopralluogo presso l'azienda cliente. Se il sopralluogo non è realizzabile, richiede al cliente fotografie o video della linea di produzione, degli ambienti di lavoro, degli uffici e delle principali aree operative. Tutto il materiale viene archiviato nella cartella cliente su MyConsultant.

Successivamente conduce un'intervista con le figure chiave dell'organizzazione, anche in call, per comprendere:

• come vengono svolte le attività;
• chi esegue le singole attività;
• chi effettua i controlli;
• quali responsabilità sono assegnate;
• quali evidenze documentali sono già disponibili;
• quali requisiti dello standard (punti 4–10) risultano applicabili.

2. Il gestionale

Il gestionale, disponibile su aegissoftwaresolutionsdb.dev, consente di predisporre in modo guidato un sistema di gestione completo per diversi standard ISO, anche senza competenze specialistiche avanzate. Il consulente conduce il processo; l'AI accelera la stesura e mantiene la coerenza documentale.

3. Creazione e configurazione del cliente

Per ottenere documenti coerenti, personalizzati e adatti all'attività del cliente, la scheda cliente va compilata in modo accurato. In fase di creazione vanno inseriti almeno:

• Logo aziendale — verrà applicato automaticamente nell'intestazione dei documenti generati (max 2 MB, sfondo trasparente, lato lungo 600–1200 px).
• Descrizione dell'attività — corrispondente allo scopo di certificazione da riportare sul certificato. Chiara, sintetica, coerente con le attività effettivamente svolte.
• Documentazione aziendale di base — visura camerale, DVR, POS, organigramma, certificazioni esistenti, procedure, regolamenti, autorizzazioni, contratti.

4. Selezione del progetto e dello standard ISO

Configurato il cliente, si accede alla sezione Progetto e si seleziona lo standard ISO da applicare. Il gestionale utilizza i dati della scheda cliente e i documenti caricati per generare le informazioni documentate richieste dal sistema di gestione.

5. Note aggiuntive: come guidare l'AI

Per molte sezioni dei documenti è disponibile il campo Note aggiuntive. Qui il consulente inserisce le informazioni specifiche emerse dall'intervista o dall'analisi documentale: modalità operative, vincoli normativi, rischi specifici, esigenze delle parti interessate, criticità, priorità.

6. Personalizzazione dei documenti

Una volta prodotto il sistema di gestione, i singoli documenti possono essere riesaminati, corretti e personalizzati sulla base del confronto con il cliente. Consigliato quando si dispone di tempo prima dell'audit: rende la documentazione più coerente con organizzazione, processi operativi e prassi già adottate.

7. Raccomandazione operativa

Per un risultato efficace non limitarti ai soli documenti obbligatori: fornisci al gestionale tutte le informazioni disponibili sul cliente. Più alta è la qualità dei dati inseriti, più alta sarà la capacità del sistema di produrre documenti realmente personalizzati, coerenti e utili ai fini dell'implementazione e della certificazione.

Estratto tutto il sistema documentale, leggilo e personalizzalo ulteriormente prima della consegna.