Privacy Policy

AEGIS SOFTWARE SOLUTIONS LTD (di seguito "Aegis", "noi", "nostro" o "Titolare") con sede legale in 20 Wenlock Road, London N1 7GU, England, in qualità di Titolare del trattamento, rispetta la privacy degli utenti che utilizzano la propria piattaforma SaaS e i servizi correlati.

La presente Privacy Policy descrive in modo trasparente quali dati personali raccogliamo, come li utilizziamo, con chi li condividiamo e quali diritti puoi esercitare ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e della normativa nazionale applicabile.

Data di entrata in vigore: 4 giugno 2026.

Raccogliamo esclusivamente i dati necessari a fornire e migliorare i nostri servizi. Le categorie di dati trattati sono:

2.1 Dati di registrazione

• Dati personali: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono (facoltativo), credenziali di accesso (password cifrata).
• Dati aziendali: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, codice destinatario SDI, PEC, indirizzo di sede legale e di fatturazione, regime fiscale.

2.2 Dati di utilizzo della piattaforma

• Log di accesso, indirizzo IP, user agent, tipo e versione del browser, sistema operativo.
• Pagine visitate, funzionalità utilizzate, timestamp di interazione, durata delle sessioni.
• Dati relativi all'autenticazione a due fattori (MFA), allowlist IP, sessioni attive.

2.3 Dati generati dall'AI

• Contenuti, documenti, analisi e output prodotti tramite i moduli di intelligenza artificiale della piattaforma.
• Prompt, input e file caricati dall'utente per l'elaborazione AI.
• Metadati di utilizzo (token consumati, modello impiegato, costo in crediti).

I dati elaborati dall'AI non vengono utilizzati per addestrare modelli di terze parti. Vedi sezione 5 per i provider.

2.4 Dati di pagamento e fatturazione

• Dati di pagamento gestiti integralmente da Stripe Payments Europe Ltd (PCI-DSS Level 1). Aegis non memorizza dati di carte di credito.
• Storico fatture, importi, abbonamenti, ricariche crediti AI, transazioni.

I tuoi dati sono trattati esclusivamente per le seguenti finalità:

• Fornitura dei servizi SaaS — creazione e gestione del tuo account, accesso alla piattaforma, erogazione dei moduli sottoscritti, archiviazione dei tuoi documenti.
• Gestione account e supporto — risposta a richieste di assistenza, ticket di supporto, comunicazioni di servizio, recupero credenziali.
• Elaborazione AI — esecuzione delle richieste verso i modelli di intelligenza artificiale per generare output, analisi e documenti.
• Miglioramento del servizio — analisi aggregate e anonime per identificare bug, ottimizzare prestazioni e sviluppare nuove funzionalità.
• Fatturazione e adempimenti fiscali — emissione di fatture elettroniche, gestione SDI, conservazione documentale ai sensi del DPR 600/1973.
• Sicurezza — prevenzione di frodi, abusi, accessi non autorizzati, rilevazione di anomalie (es. sharing di account, login sospetti).
• Adempimenti legali — risposta a richieste di autorità giudiziarie o di vigilanza.
• Marketing — invio di comunicazioni promozionali, newsletter e novità di prodotto solo previo consenso esplicito, sempre revocabile.

Il trattamento si fonda sulle seguenti basi giuridiche (art. 6 GDPR):

Non vendiamo i tuoi dati. Li condividiamo unicamente con soggetti terzi qualificati, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, che ci aiutano a fornire il servizio:

• Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda) — gestione pagamenti e abbonamenti.
• Supabase Inc. / hosting cloud (UE — Francoforte, Germania) — database, autenticazione e storage.
• Cloudflare Inc. — CDN, mitigazione DDoS, protezione perimetrale.
• Provider AI — OpenAI, Anthropic, Google (modelli LLM accessibili via gateway sicuro, dati non utilizzati per training).
• Provider email transazionale — invio di comunicazioni di servizio e notifiche.
• Servizio di Interscambio (SDI) — Agenzia delle Entrate, per la trasmissione di fatture elettroniche.
• Consulenti professionali — commercialisti e legali, vincolati da segreto professionale.

Trasferimenti extra-UE

Quando i dati sono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (es. provider AI con sede negli USA), il trasferimento avviene esclusivamente sulla base di:

• Decisioni di adeguatezza della Commissione Europea (es. EU-US Data Privacy Framework).
• Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione.
• Misure supplementari di sicurezza (cifratura end-to-end, pseudonimizzazione).

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o divulgazione (art. 32 GDPR):

• Cifratura in transito — TLS 1.3 su tutte le connessioni.
• Cifratura a riposo — AES-256 sui database e sullo storage.
• Autenticazione — password con hashing bcrypt, MFA opzionale, codici di recupero, controllo HIBP (verifica password compromesse).
• Controllo accessi — Row Level Security (RLS) a livello database, separazione rigorosa tra tenant, IP allowlist opzionale.
• Watermark sui documenti — i documenti scaricati dalla piattaforma includono watermark con identificativo dell'utente e timestamp, a tutela della tracciabilità.
• Audit log — registrazione completa delle operazioni critiche, consultabile dall'amministratore.
• Backup — backup automatici giornalieri con retention di 30 giorni.
• Monitoraggio — rilevazione di anomalie, allerte di sicurezza, gestione vulnerabilità.

In qualità di interessato, hai diritto in qualsiasi momento di esercitare i seguenti diritti garantiti dagli artt. 15-22 GDPR:

Come esercitare i tuoi diritti

• Self-service: accedi alla sezione Privacy del tuo account per richiedere autonomamente esportazione o cancellazione dei dati.
• Email: scrivi a info@aegissystem.net.
• Risponderemo entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta (prorogabili di 60 giorni in caso di complessità).

Conserviamo i tuoi dati solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti:

Utilizziamo cookie e tecnologie simili strettamente necessari al funzionamento della piattaforma (autenticazione, sessione, preferenze utente) e, previo consenso, cookie di analisi aggregata.

Per il dettaglio completo dei cookie utilizzati e per gestire le tue preferenze, consulta la nostra Cookie Policy.

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente Privacy Policy per adeguarla a evoluzioni normative, tecnologiche o di prodotto. In caso di modifiche sostanziali, ti informeremo via email o tramite avviso prominente nella piattaforma con almeno 30 giorni di preavviso.

La data dell'ultimo aggiornamento è sempre indicata in cima al documento.

Puoi inoltre proporre reclamo all'Autorità di controllo competente: Garante per la Protezione dei Dati Personali — Piazza Venezia 11, 00187 Roma — garanteprivacy.it.